Gestión Documental

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El gestor documental es un sistema que permite almacenar, buscar, gestionar, compartir y controlar los documentos corporativos de una forma práctica y sencilla.

Beneficios

La solución ideal ante la dificultad de compartir y conservar en la empresa el conocimiento generado por las sinergias del negocio, debido a la dispersión y duplicación de la documentación empresarial.

Nuestra solución resuelve los problemas de gestión, búsqueda y seguimiento de los documentos en la gran cantidad de información que hoy en día generan las organizaciones.

Para seguir siendo competitivos en el entorno empresarial actual, las empresas deben esforzarse constantemente para eliminar la redundancia en sus documentos electrónicos al mismo tiempo mejorar la accesibilidad y la gestión de la información confidencial de la empresa. El proceso de constante creación y revisión de diferentes tipos de archivos relacionados con diferentes aplicaciones de software pueden dejar los archivos electrónicos de la empresa en el caos. Tome el control del desorden electrónico con el mejor software de gestión de documentos electrónicos del mercado. M-Files posee características innovadoras, permite la racionalización de los procesos de gestión de documentos y proporciona una potente y fácil solución para la gestión documento y arreglar el desorden de la información.

¿Por qué M-Files?

Integración con Windows:
M-Files se integra perfectamente con el Explorador de Windows, proporcionando una interfaz de usuario que es inmediatamente familiar a todos y fácil de aprender y usar. M-Files también soporta todas las aplicaciones de Windows, lo que significa que cualquier aplicación, incluyendo aplicaciones de Office como Word o Excel, CAD, contabilidad, facturación y soluciones de inventario, etc, pueden acceder directamente a los repositorios de archivos de datos con los comandos de archivo estándar como Abrir, Guardar, Guardar como, etc. Uno de los retos de la mayoría de los sistemas de gestión de documentos es que requieren que los usuarios cambien su forma de trabajo, creando la necesidad de una amplia formación y la aplicación constante. Con M-Files, los usuarios seguirán trabajando de la manera de siempre, utilizando el estándar de los comandos de Windows que ya conocen y utilizan cada día, que requieren poca o ninguna formación.

Fiabilidad y alto rendimiento:
M-Files es la única solución de gestión documental para ofrecer una unidad virtual que proporciona una única ubicación desde donde se accede y se almacenan todos los archivos. M-Files crea puentes virtuales a través de la unidad local entre el almacenamiento centralizado de datos y los recursos informáticos locales, permitiendo a los usuarios trabajar con el rendimiento y la fiabilidad proporcionada por su equipo local y disco duro, mientras que un único mecanismo de caché transparente se sincroniza con el repositorio de archivos. A diferencia de otros sistemas que utilizan unidades de red asignadas para almacenar datos, M-Files siempre proporciona resultados rápidos ‘locales’ de alto rendimiento y fiabilidad, incluso cuando la red o el servidor es lento o no está disponible debido a un accidente, los períodos de altas cargas o de tráfico de red, o cuando viaje o trabaje desde casa. Tan pronto como la conexión se restablece, M-Files se sincroniza automáticamente con el servidor.

Flexibilidad:
puede agregar propiedades de documento personalizadas conocidas como ‘metadatos’ a sus archivos para organizar y racionalizar el sistema de gestión de archivos de acuerdo a sus necesidades específicas. Navegar por los archivos de grupo, proyecto, o cualquier propiedad que usted elija.

Fast Search:
Nuestras investigaciones indica que los trabajadores de oficina pasan hasta 16% de su tiempo buscando los archivos. M-Files ofrece un potente motor de búsqueda que permite localizar al instante los archivos escribiendo palabras sencillas en lugar de buscar a través de las carpetas de red. Usted puede buscar en los metadatos, los contenidos del mismo o de ambos.

Control de versiones:
M-Files conserva automáticamente y realiza el seguimiento de todas las versiones anteriores, o la historia, de sus documentos, un criterio clave para la trazabilidad y normas de calidad. Además de proporcionar un acceso simple y directo a cualquier versión anterior de un documento, M-Files lleva un registro de cambios de nombres de usuario, marcas de tiempo, y comentarios.